Sommaire
L’organisation d’un évènement est loin d’être un projet simple. Vous êtes appelé à élaborer un bon plan d’organisation. Lorsqu’il s’agit plus particulièrement, d’un évènement culturel, réunissant beaucoup de personnes, l’enjeu est de taille. Découvrez ici comment organiser un évènement culturel afin qu’il soit une réussite.
Evènement culturel : qu’est-ce que c’est ?
Un évènement culturel est une manifestation, un rassemblement public ou privée permettant de faire des découvertes. Cet évènement peut être sous forme de théâtre, littérature, cinéma, danse, concert, arts plastiques, animations et autres. Un évènement culturel rassemble du monde. Ce monde est généralement composé des professionnels du monde culturel, des novices, des curieux et autres. Pour épater tout ce monde, plusieurs dispositions sont prises. Il s’agit de la location des stands, la mise en place, les obligations légales, la programmation des réseaux sociaux et du site, la collaboration avec les partenaires financiers, les médias, etc.
Evénement culturel : fixer les objectifs
Pour réussir un évènement culturel, le plus important est de se fixer des objectifs. L’objectif de l’évènement doit être clair et précis. Ceci même avant de contacter les partenaires, les acteurs et actrices. Qualitatifs ou quantitatifs, ces objectifs sont déterminants dans les préparatifs et le succès de l’évènement. Alors, fixer les objectifs, revient à définir clairement les priorités et dresser un plan d’actions à suivre.
Pour y parvenir, voici quelques questions à se poser : pourquoi organiser cet évènement ? pour qui l’organiser ? où l’organiser ? comment le faire ? quel budget prévoir ? quelles sont les ressources disponibles ? etc. En répondant à ces questions, vous aurez une idée de l’audience, de vos moyens, du lieu et des ressources à mobiliser. Prenez des renseignements sur internet pour vous aider aussi.
Evènement culturel : les étapes clés de l’organisation
Avec des objectifs clairs, songez maintenant à l’organisation proprement dite. Dans un premier temps, vous allez établir une stratégie. Cette stratégie doit être spécifique, acceptable, temporelle, réaliste et mesurable. Ainsi, en suivant la technique SMART, vous aurez une stratégie efficace pour organiser votre évènement culturel. Ensuite, vous devez former votre équipe. Celle-ci, sous votre direction, doit pouvoir analyser et planifier avec vous le projet.
Vous allez par la suite définir un budget afin de savoir combien il manque et comment convaincre les partenaires financiers. Un budget prévisionnel est aussi indispensable pour maîtriser les dépenses et recettes. Les autorisations légales qu’il faut doivent être prises. C’est donc la partie administrative de votre projet. Pour finir, la programmation artistique et les prestations extérieures sont également des volets stratégiques à prendre en compte. En suivant ces étapes, votre évènement culturel sera une réussite.
Sur le même sujet
